cara membuat CV

Kualitas CV Menentukan Ketertarikan HRD

Dalam mencari pekerjaan tentunya diperlukan beberapa hal yang harus dipersiapkan, diantaranya adalah surat lamaran pekerjaan yang tentu saja harus dilampirkan dengan Riwayat Hidup yang biasa disebut juga dengan Curriculum Vitae (CV).

Tahukah Anda bahwa CV biasanya diminta oleh perusahaan yang menyediakan lowongan pekerjaan untuk memudahkan dalam mengevaluasi kompetensi atau kemampuan pelamar kerja yang mempunyai relevansi bagian pekerjaan yang dibutuhkan oleh perusahaan yang bersangkutan. Selain itu, CV juga digunakan oleh para pelamar kerja untuk menuliskan kemampuan serta kompetensi yang mereka miliki pada sebuah dokumen singkat untuk melengkapi surat lamaran kerja.

[Baca Juga: Download Template Lamaran Pekerjaan dan Contoh Email Lamaran Kerja]

Melalui CV ini, maka profile dan garis besar kehidupan Anda akan tercermin secara singkat dan tergambarkan di dalamnya termasuk riwayat pendidikan dan pengalaman kerja Anda yang menjadi referensi bagi pihak perusahaan yang akan mewawancarai Anda. Namun demikian, seringkali surat lamaran tidak dibaca dengan saksama dan bahkan tidak diminati oleh pihak HRD karena kualitas CV yang kurang menarik.

Melalui ulasan berikut ini, mari kita simak bagaimana membuat CV yang baik dan menarik untuk dibaca sekaligus memikat hati bagian HRD yang akan melihat CV tersebut sebelum memasuki prosedur wawancara.

#1 Lakukan Job Research

Sebelum Anda membuat Curriculum Vitae, langkah pertama tentu saja Anda harus mencari informasi secara mendetail tentang perusahaan dan jenis pekerjaan yang akan Anda lamar. Tentu saja jenis pekerjaan itu adalah yang sesuai dengan bidang yang Anda minati. Anda dapat mencari via online atau menanyakan informasi kepada teman-teman dan kenalan Anda. Catatlah segala informasi berkenaan dengan segala persyaratan pelamar seperti kualifikasi pekerjaan, keterampilan atau keahlian, usia dan tak jarang perusahaan yang mencari pekerja yang sudah memiliki pengalaman bekerja selama rentang waktu yang dikhususkan.

Selain itu, Anda juga perlu mencari tahu segala informasi mengenai visi, misi dan nilai-nilai serta etos kerja yang diimplementasikan dalam perusahaan tersebut. Melalui berbagai informasi tersebut, Anda dapat menyaring, perusahaan mana yang akan Anda tuju untuk dikirimkan surat lamaran berikut dengan CV Anda.

[Baca Juga: Membuat Profil LinkedIn Tampak Profesional dan Dilirik Para Pencari Kerja untuk Karyawan dan Fresh Graduate]

#2 Ketahui Isi CV secara Umum

Mungkin bagian ini sebagian besar orang sudah mengetahuinya, namun bagi para freshgraduate, informasi ini akan sangat menolong karena dapat memberi gambaran besar akan riwayat hidup Anda yang akan Anda cantumkan di dalamnya. Hati-hati dalam menyusun agar berurut supaya tidak membingungkan pembaca CV Anda terutama pihak HRD yang akan menilai kualitas Anda pertama kali melalui CV tersebut.

Pada umumnya, konten yang ada dalam sebuah CV antara lain sebagai berikut:

• Identitas Diri – nama lengkap, alamat, nomor telepon dan alamat email.
• Pendidikan – pendidikan terakhir, jurusan dan IPK.
• Personalitas – gambaran singkat karakter diri Anda.
• Keterampilan – keterampilan yang Anda miliki.
• Proyek dan Pengalaman Kerja – hal yang sudah Anda selesaikan pada pekerjaan sebelumnya atau penghargaan yang pernah Anda dapatkan.
• Training/Pelatihan Terbaru – pelatihan yang telah diikuti 2-3 tahun terakhir.
• Informasi Lain tentang Diri Anda – hobi, referensi atau hal lain tentang diri Anda yang berhubungan dengan pekerjaan yang Anda lamar.

[Baca Juga: 5 Contoh Soal Psikotes dan Kiat Sukses Hadapi Tes Psikotes Saat Melamar Kerja]

#3 Mulai Membuat CV

Langkah awal dalam membuat CV adalah tentukan desain yang menarik yang akan Anda gunakan. Berbagai contoh desain atau format CV dapat Anda cari dalam kolom pencarian dengan kata kunci “CV Design”. Anda disarankan untuk memilih desain yang sederhana dengan kombinasi warna yang pantas dan gunakan simbol-simbol yang dapat dipahami oleh pembaca.

Ketika desain sudah dirasa oke, hal pertama yang perlu Anda tuliskan di dalamnya, sesuai dengan panduan isi secara garis besar pada point 2 di atas adalah

• Cantumkan Identitas Diri. Tuliskan nama lengkap Anda, alamat, nomor telepon dan alamat email serta jangan lupa untuk menyertakan pasfoto terbaru Anda.
• Tulis jenjang pendidikan.
• Paparkan secara singkat, padat dan jelas mengenai karakter Anda dan nilai-nilai kehidupan yang Anda junjung.
• Deskripsikan keterampilan serta skill yang Anda miliki terutama yang menunjang pekerjaan yang menjadi sasaran Anda.
• Apabila Anda bekerja sebelumya, tuliskan pengalaman kerja Anda dan pencapaian serta penghargaan yang pernah Anda raih apabila ada. Hal ini akan memberikan nilai tambah pada diri Anda dan perhatian khusus bagi pihak pembaca. Cantumkan juga berbagai pelatihan yang pernah Anda ikuti yang menambah skill.
• Cantumkan informasi tentang diri Anda yang relevan dengan pekerjaan Anda dan juga referensi dari beberapa orang penting di perusahaan, tempat Anda bekerja sebelumnya.

Brainstroming

What Is Brainstorming?

Madison Avenue advertising executive Alex Osborn developed the original approach and published it in his 1953 book, "Applied Imagination." Since then, researchers have made many improvements to his original technique.

The approach described here takes this research into account, so it's subtly different from Osborn's approach.

Brainstorming combines a relaxed, informal approach to problem solving with lateral thinking. It encourages people to come up with thoughts and ideas that can, at first, seem a bit crazy. Some of these ideas can be crafted into original, creative solutions to a problem, while others can spark even more ideas. This helps to get people unstuck by "jolting" them out of their normal ways of thinking.

Therefore, during brainstorming sessions, people should avoid criticizing or rewarding ideas. You're trying to open up possibilities and break down incorrect assumptions about the problem's limits. Judgment and analysis at this stage stunts idea generation and limit creativity.

Evaluate ideas at the end of the session – this is the time to explore solutions further, using conventional approaches.

Why Use Brainstorming?

Conventional group problem solving can often be undermined by unhelpful group behavior. And while it's important to start with a structured, analytical process when solving problems, this can lead a group to develop limited and unimaginative ideas.

By contrast, brainstorming provides a free and open environment that encourages everyone to participate. Quirky ideas are welcomed and built upon, and all participants are encouraged to contribute fully, helping them develop a rich array of creative solutions.

Tipe-tipe konsumen

Tipe-Tipe Konsumen

Setelah Anda belajar menentukan konsumen, maka Anda sudah harus bisa mengambil sikap dan tindakan untuk melayani konsumen sesuai dengan tipe-tipe konsumen Anda. Berikut ini adalah tipe-tipe konsumen dan cara melayaninya:

1. Tipe konsumen pendiam

Konsumen tipe ini biasanya tidak banyak bicara. Jika tidak mendapatkan pancingan dari lawan bicaranya maka mereka tidak akan berbicara. Less talk more action, mungkin itulah semboyan konsumen tipe ini.

Konsumen tipe ini biasanya jaringan pertemanannya terbatas karena mereka jarang bergaul. Namun jika mereka memiliki teman, mereka sangat dekat sehingga setiap ucapannya akan selalu dipercaya. Dan jika sudah sekali percaya, mereka akan terus mempercayainya sampai kapan pun. Sifat ini akan menguntungkan bagi Anda, sebab referensi dari si pendiam dapat sangat diandalkan.

Langkah-langkah komunikasi ketika berhadapan dengan konsumen tipe ini adalah:

1. Anda harus menyiapkan mental untuk lebih banyak bicara daripada mendengar.
2. Memulai pembicaraan dengan hal-hal yang ringan dan tidak perlu membicarakan sesuatu yang berat dengannya, apalagi langsung ke urusan penjualan. Anda bisa memulainya dengan membicarakan hobi, keluarga dan sebagainya.

2. Tipe konsumen cerewet

Meski tidak memancingnya Konsumen tipe ini sangat aktif bicara. Bahkan tidak jarang mereka terlihat mengenal dan dekat dengan Anda. Mereka sangat mudah diajak berbicara dengan gaya yang santai dan akrab. Terkadang pembicaraan mereka juga berlebihan, tapi itulah tipe konsumen cerewet.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk berkomunikasi dengan tipe ini yaitu:

1. Coba untuk menjadi pendengar dan biarkan konsumen Anda berbicara.
2. Ikuti alur mereka sampai pada tahap tertentu. Kemudian belokkan alur pembicaraan sesuai keinginan Anda.
3. Jangan ragu mengatakan, “Bolehkah saya berbicara sekarang?”

3. Tipe konsumen arogan

Arogan merupakan salah satu tipe konsumen yang sulit menerima pendapat orang lain dan selalu menganggap pendapatnyalah yang paling benar. Jika Anda tidak mengenal karakter ini, jangan menyalahkan diri Anda jika presentasi Anda selalu gagal. Konsumen arogan merasa tahu segala hal, termasuk produk Anda sekalipun. Dan dalam menghadapinya, Anda harus sabar dan tidak boleh tersinggung sama sekali.

Cara menghadapi konsumen seperti ini adalah:

1. Beri mereka kesempatan untuk memahami produk Anda sesuai keinginannya. Anda bisa memberikan informasi mengenai  produk Anda lewat brosur atau melihat produk sendiri.
2. Jangan coba-coba menganggu “kesendiriannya” jika tidak ingin mendapatkan cacian.
3. Anda hanya bisa bertanya, “Apakah Anda sudah jelas tentang produk kami?” atau pertanyaan lain yang sejenis.
4. Tipe seperti ini sangat senang dipuji. Oleh karena itu pujilah mereka dengan sopan dan proporsional.

4. Tipe konsumen sombong

Apakah Anda tahu perbedaan sombong dengan arogan? Dalam konteks ini, tipe sombong dimaknai sebagai seseorang yang terlalu bangga dengan dirinya dan suka banyak berbicara dan sering kali memamerkan kemampuannya dan apa yang dimiliki. Padahal yang dikatakan mereka belum tentu benar. Bagi penjual, tipe seperti ini adalah konsumen yang paling mudah dipengaruhi.

Berikut ini yang harus Anda lakukan untuk tipe seperti ini agar mudah menghadapinya:

1. Biarkan mereka bicara sesuka hatinya
2. Memberi kesan seolah-olah Anda menyetujui semua pendapat mereka. Misalnya dengan mengatakan “Anda benar”, “Saya setuju dengan Anda”, dan pernyataan lain sejenisnya.
3. Pujilah sesuatu yang mereka banggakan. Misalnya, jika konsumen Anda memiliki banyak perhiasan, berikan pujian tentang hal itu.
4. Rayu konsumen Anda untuk menggunakan produk Anda berdasarkan pembicaraan mereka sendiri. Contoh pernyataan, “Jika mampu membeli barang mewah seperti yang telah Anda ceritakan, Anda pasti bersedia membeli produk kami”.

5. Tipe konsumen hemat

Orang hemat adalah orang yang terlalu memperhitungkan untung rugi dan memanfaatkan setiap hal yang akan dibelinya. Konsumen ini memang harus memperhitungkan seberapa besar manfaat yang akan diperoleh jika membeli sesuatu. Namun, tipe hemat cenderung berlebihan. Mereka sangat detail dan tidak akan melewatkan satu pun perhitungannya.

Trik untuk menghadapinya yaitu:

1. Siapkan data dan hitung-hitungan setiap produk secara lengkap
2. Sampaikan manfaat dan fungsi setiap produk kepada konsumen
3. Jangan pernah mengabaikan perhitungan produk, bahkan perhitungan paling sepele sekali pun.
4. Jangan pernah mengabaikan manfaat dan fungsi produk, bahkan manfaat yang paling minor sekali pun.

6. Tipe konsumen pembanding

Tipe pembanding adalah konsumen yang sangat paham akan produk yang Anda tawarkan. Bisa jadi konsumen tipe ini justru lebih menguasai produk Anda bahkan produk kompetitor, jika Anda tidak benar-benar mempelajari produk. Untuk itu Anda harus menguasai produk sendiri dan produk pesaing dalam menghadapi konsumen bertipe pembanding.

SAHAM

Saham adalah satuan nilai atau pembukuan dalam berbagai instrumen finansial yang mengacu pada bagian kepemilikan sebuah perusahaan. ^[1] Dengan menerbitkan saham, memungkinkan perusahaan-perusahaan yang membutuhkan pendanaan jangka panjang untuk 'menjual' kepentingan dalam bisnis - saham (efek ekuitas) - dengan imbalan uang tunai.^[2] Ini adalah metode utama untuk meningkatkan modal bisnis selain menerbitkan obligasi.^[2] Saham dijual melalui pasar primer (primary market) atau pasar sekunder (secondary market).^[3]

Peran Bank Indonesia Dalam Perbankan Indonesia :

1. Bank Indonesia memiliki tugas untuk menjaga stabilitas moneter antara lain melalui instrumen suku bunga dalam operasi pasar terbuka. Bank Indonesia dituntut untuk mampu menetapkan kebijakan moneter secara tepat dan berimbang. Hal ini mengingat gangguan stabilitas moneter memiliki dampak langsung terhadap berbagai aspek ekonomi.

2. Bank Indonesia memiliki peran vital dalam menciptakan kinerja lembaga keuangan yang sehat, khususnya perbankan. Penciptaan kinerja lembaga perbankan seperti itu dilakukan melalui mekanisme pengawasan dan regulasi.

3. Bank Indonesia memiliki kewenangan untuk mengatur dan menjaga kelancaran system pembayaran. Bila terjadi gagal bayar (failure to settle) pada salah satu peserta dalam system sistem pembayaran, maka akan timbul risiko potensial yang cukup serius dan mengganggu kelancaran sistem pembayaran. Kegagalan tersebut dapat menimbulkan risiko yang bersifat menular (contagion risk) sehingga menimbulkan gangguan yang bersifat sistemik.

Bank Indonesia mengembangkan mekanisme dan pengaturan untuk mengurangi risiko dalam system pembayaran yang cenderung semakin meningkat. Antara lain dengan menerapkan system pembayaran yang bersifat real time atau dikenal dengan nama sistem RTGS (Real Time Gross Settlement) yang dapat lebih meningkatkan keamanan dan kecepatan sistem pembayaran.

Tujuan Dan Fungsi Kredit

Pemberian fasilitas kredit memilki beberapa tujuan yang tentunya tidak terlepas dari misi perusahaan tersebut didirikan, menurut Kashmir (2008 : 105 ) tujuan pemberian kredit anatara lain:

l. Mencari keuntungan

Tujuan utama pemberian kredit adalah untuk memperoleh keuntungan, hasil keuntungan diperoleh dalam bentuk bunga yang diterima Bank sebagai balas jasa.

2. Membantu usaha nasabah

Tujuan selanjutnya adalah membentu usaha nasabah yang memerlukan dana, baik dana untuk investasi maupun dana untuk modal kerja, dengan dana tersebut maka pihak nasabah akan dapat mengembangkan dan memperluas usahanya.

3. Membantu pemerintah

Tujuan lain nya adalah membantu pemerintah dalam berbagai bidang, bagi pemerintah semakin banyak kredit yang disalurkan, maka semakin baik mengingat semakin banyak kredit adanya kucuran dana dalam rangka peningkatan pembangunan diberbagai sektor terutama sektor rill.

Disamping memiliki tujuan, pemberian fasilitas kredit juga memiliki fungsi antara lain:

1. Untuk meningkatkan daya guna uang

Adanya kredit dapat meningkat kan daya guna. uang maksud nya j ika uang hanya disimpan tidak akan menghasilkan sesuatu yang berguna, dengan diberikann kredit, uang tersebut menjadi berguna untuk menghasilkan barang dan jasa oleh penerima kredit.

2. Meningkatkan peredaran dan lalu lintas uang

Uang yang diberikan atau disalurkan akan beredar dari satu wilayah ke wilayah lain nya sehingga, suatu daerah yang kekurangan uang dengan memperoleh kredit maka  daerah tersebut akan memperoleh kredit maka daerah tersebut akan memperoleh tambahan uang dari daerah lain nya.

3. Meningkatkan daya guna barang

Kredit yang diberikan dapat digunakan oleh nasabah untuk mengolah barang yang semula tidak betguna menjadi bexgkma atau betmanfaat.

4. Meningkatkan peredaran barang

Adanya kredit dapat menambah atau memperlancar arus barang dari satu wilayah ke wilayah lain nya, sehingga jumlah barang yang beredar dari satu wilayah ke wilayah lain nya bertambah ataukredit dapat meningkatkan jumlah barang yang beredar.

5. Sebagai alat stabilitas ekonomi

Memberikan kredit dapat dikatakan sebagai alat stabilitas ekonomi karena dengan adanya kredit yang diberikan akan menambah jumlah barang yang diperlukan oleh masyarakat, kredit dapat memebantu mengekspor barang dari dalam negeri keluar negeri sehingga dapat meningkat kan devisa Negara.

6. Untuk meningkatkan kegairahan berusaha

Bagi penerima kredit akan meningkat kan kegairahan berusaha, terkhusus bagi nasabah yang memeilki modal pas - pasan dengan memeperoleh kredit dapat memperbesar dan memperluas usahanya.

7. Untuk meningkatkan pemerataan pendapatan

Semakin banyak kredit yang dislaurkan, maka akan semakin baik terutama dalam meningkatkan pendapatan.

8. Untuk meningktakan hubungan internasional

Dalam hal pinjaman internasional, pemberian kredit oleh Negara lain akan meningkatkan kerjasama lain nya, sehingga tercipta perdamaian dunia.

Cara menerima dan menelpon yang benar

1.  1.    Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal tiga kali berdering, segeralah angkat dan jawab dengan sopan;
2.      Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi penelepon. Siapa pun yang menelepon adalah penting dan patut dilayani dengan sebaik-baiknya;
3.      Jangan memulai pembicaraan hanya dengan ucapan kata halo, tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja.
4.      Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadiatau terlalu lama berbicara dengan si penelpon. Sekretaris yang pada umumnya wanita, sering tergoda dengan “hobi ngerumpi.” Dalam hal ini, kita harus mampu menempatkan diri kita sebagai petugas kantor. Hindari percakapan melalui telepon apabila tidak begitu perlu. Namun, apabila memang ada kepentingan pribadi yang begitu mendesak untuk dibicarakan, kita dapat menggunakan hubungan telepon dengan bijaksana. Artinya, bicara seperlunya tanpa menggangu tugas kita.
5.      Berusahalah mendengarkan mitra bicara kita. Jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan sehingga kadang-kadang kita meminta penelepon untuk mengulangi pembicaraan dengan ungkapan, “apa, bisa diulang?” Sungguh hal yang tidak sopan bila kita mengungkapkan hal demikian. Oleh karena itu, konsentrasikan pikiran kita pada percakapan tersebut.
6.      Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan. Sebaliknya, bicaralah dengan sikap yang menyenangkan. Mungkin kita mendapat perlakuan yang kurang enak dari percakapan melalui telepon, tetapi sebaiknya kita dapat menahan diri untuk tidak mengucapkan kata-kata kasar, bahkan sampai menyinggung perasaan penelpon. Bagaimanapun juga, seorang sekretaris harus tetap ramah dan sopan di dalam percakapan lewat telepon.
7.      Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya.
8.      Berbicaralah dengan tempo yang tepat, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Bila kita berbicara terlalu cepat, orang yang berkomunikasi dengan kita sering tidak memahami isi pembicaraan kita. Sebaliknya, bila kita berbicara terlalu lambat, orang akan cepat bosan karena harus menunggu terlalu lama untuk memahami maksud pembicaraan kita. Jangan pula berbicara dengan suara terlalu keras . Perhatikan volume suara, ucapkan dengan kata yang jelas, lancar, dan kecepatan yang normal.
9.      Sebut nama dan jabatan orang yang akan dituju, di samping pokok pembicaraan. Jangan sampai sesudah menghubungi nomor tertentu, kemudian kita bertanya, Saya harus berbicara dengan siapa ya?
10.  Ada baiknya kita tanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara. Barangkali saat ini orang yang kita tuju sedang sibuk, sehingga kita terpaksa mengganggu di sela-sela kesibukannya.
11.  Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan terhadap pekerja. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembic araan dan jangan bicara di telepon sambil makan atau berdecak.
12.  Catat hal-hal penting yang akan disampaikan.
13.  Bersegeralah minta maaf jika membuat kesalahan-kesalahan pada waktu bertelepon.
14.  Akhiri pembicaraan dengan tepat. Jangan lupa mengucapkan terima kasih (thank you) dan kembali (you are welcome), serta mengucapkan salam Selamat pagi atauSelamat siang ketika mengakiri pembicaraan.
15.  Letakkan gagang telepon dengan perlahan.

Langkah-langkah dan Teknik Menerima Telepon

a. Teknik Mengangkat Telepon
 Setiap kali telepon berdering, harus segera diangkat, jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari tiga kali, sebab akan mengganggu suasana kerja. Karena letak ruang sekretaris berdekatan dengan ruang pimpinan, dering telepon yang terus -menerus pasti akan mengganggu konsentrasi pimpinan.
 Saat menerima telepon, angkat gagang telepon dengan tangan kiri, sementara itu tangan kanan siap dengan alat tulis.
b. Menyiapkan Buku Catatan
Siapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting. Sekretaris harus dapat bekerja secara efektif dan efisien dengan menggunakan kedua tangannya, tangan kiri memegang gagang telepon, tangan kanan mencatat pesan yang disampaikan.
c. Memberi Salam Kepada Penelepon
Berilah salam sesuai dengan waktu kepada penelepon. Kemudian, sebutkan identitas perusahaan tempat kita bekerja (nama kantor atau nomor telepon dan nama penerima telepon). Bila penelepon lebih dulu mengucapkan salam dan kemudian menyebutkan identitas dirinya, kita tidak cukup menyapanya dengan bapak, ibu, atau saudara, tetapitambahkan identitas diri penelepon, misalnya Bapak Djoko. Jika penelepon tidak menunjukkan identitas dirinya, kita dapat mengajukan dengan pertanyaan, misalnya “Maaf dapatkah saya mengetahui dengan siapa saya berbicara?; atau “Maaf,” bolehkah saya mengetahui mengetahui nama Bapak/Ibu/Saudara?; Tetapi jangan sampai kita bertanya seperti anak kecil, misalnya, “Ini siapa sih.” Walaupun percakapan dilakukan melalui telepon, tutur kata harus diperhatikan agar tidak menyinggung perasaan penelpon.
d. Membuka Pembicaraan
Jika penelpon ingin berbicara dengan pimpinan dan pimpinan kita ada di tempat kerja, katakan kepadanya untuk menunggu sebentar karena kita harus menstranfer hubungan tersebut ke telepon pimpinan. Jika ternyata pimpinan sedang tidak mau diganggu, dengan bijaksana kita dapat mengatakan bahwa pimpinan sedang tidak berada di tempat kerja atau dengan alasan yang lain. Hal ini biasanya terpaksa dilakukan apabila pimpinan sedang mengadakan rapat. Kita dapat segera menginformasikan keberadaan pimpinan, misalnya dengan mengatakan, “Maaf, Bapak pimpinan sedang mengadakan rapat, apakah Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan yang dapat saya sampaikan kepada beliau?” Percakapan serupa dapat juga dilakukan, apabila pimpinan sedang dinas keluar. Pada saat menjawab penelepon, sekretaris tidak perlu memberikan jawaban yang mendetail, tetapi cukup menginformasikan hal-hal yang inti saja. Sekretaris diharapkan dapat menjawab secara diplomatis setiap pembicaraan. Misalnya, jika pimpinan sedang menelpon seseorang, agar penelpon tidak terlalu lama menunggu, katakan bahwa pimpinan sedang on line atau sedang melakukan pembicaraan dengan telepon lain. Anda tidak perlu mengatakan pimpinan sedang bercakap-cakap dengan Bapak Soeryanto dari Unesa. Jika kebetulan pimpinan tidak berada di tempat, Anda dapat juga mengajukan pertanyaan, apakah berkenan dihubungkan dengan wakil pimpinan. Hindari pembicaraan hanya dengan sapaan kata halo saja. Sebutkan nama Anda/jabatan Anda/nama perusahaan. Contoh:
 “Selamat pagi, PT DANA PERTAMA, di sini,”
 “Selamat siang, di sini PT DANA PERTAMA,”
 “Selamat sore, PT DANA PERTAMA, dengan Fina di sini”
Apabila telepon itu datang dari dalam instansi sendiri, penerima telepon
dapat menjawab sebagai berikut.
 “Selamat siang, dengan Septiani di sini”
 “Pesawat 213, selamat siang”
 “Administrasi Perkantoran, Septiani di sini.”
Jika penelepon tidak menyebutkan identitasnya, penerima telepon dapat nbertanya:
 “Bolehkah saya mengetahui siapa yang sedang bicara?”
 “Bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya bicara?”
Hindari pertanyaan seperti berikut.
“Siapa ini?”, atau “siapa sih ini?” atau “Anda siapa?” atau “Siapa yang bicara?”
e. Hubungkan Segera Penelepon dengan Nama/Nomor yang Dikehendaki
Yakinkan siapa orang yang akan dihubungi/dicari karena penelepon akan sangat kecewa bila yang dihubungi tidak sesuai dengan yang dikehendaki. Sebagai contoh:
Yang ingin dihubungi Ardi, bukan Andi.
Yang ingin dihubungi Halimah, bukan Fatimah.
Sebaiknya penerima telepon mempunyai urutan alfabet untuk memudahkan dalam mengeja nama maupun kata-kata yang kurang jelas. Contoh: Kode abjad untuk memperjelas atau menegaskan ucapan dapat
dilihat di bawah ini.

f. Menciptakan Kesan yang Baik
1. Jika penelepon ingin berbicara langsung dengan atasan perusahaan, jawablah dengan lembut atau sopan.
· “Dapatkah Bapak/Ibu menunggu sebentar?”
· “Ya, Pak/Bu, apakah dapat menunggu?”
Hindari ucapan:
· “Tunggu yah” atau
· “Bentar yah.”
2. Apabila penelepon bersedia menunggu sebelum disambungkan kepada yang dituju, ucapan: “Terima kasih atas kesabaranmenunggu Bapak/Ibu. Sekarang Bapak/Ibu dapat berbicara dengan Bapak/Ibu ……….”
3. Jika orang yang dicari atau diajak bicara oleh si penelepon sedang keluar, penerima telepon harus:
a) Memberikan keterangan kepada penelepon tentang ketidak hadiran orang yang dicari secara singkat, tetapi tetap sopan, hati-hati, dan menyenangkan.
Contoh ucapan yang baik:
- “Bapak/Ibu …. sedang keluar, dapatkah saya membantu Anda?”
- “Bapak/Ibu …. sedang keluar, dapatkah Anda menelepon kembali?”
- “Bapak/Ibu …. sedang keluar, apakah Anda akan meninggalkan pesan?”
b) Berusaha untuk mendapatkan keterangan selengkapnya tentang identitas penelepon.
4. Kadang-kadang penerima telepon harus menjawab telepon dengan kondisi atau keadaan yang bukan sebenarnya tentang kegiatan dan keadaan pimpinan. Hal ini karena kondisi mengharuskan. Oleh karena itu, penerima telepon harus dapat menjawab dengan bijaksana.
5. Ketika penelepon berbicara, penerima telepon harus mendengarkan baik-baik dan jangan mengganggu pimpinan. Di sela-sela pembicaraan, penerima telepon sebaiknya memberikan respon dengan kata-kata:
- “Ya”
- “Tentu”
- “Ya, saya tahu”
- “Benar”, dan sebagainya
6. Jika penelepon salah sambung, penerima telepon berbicara: “Maaf Anda telah salah sambung, di sini 7431265” (identitas penerima telepon).
g. Mencatat Pesan
Apabila telepon tidak dapat disambungkan kepada yang dituju, penerima telepon harus
1. mencatat segala sesuatu yang diperlukan;
2. memberikan keterangan yang jelas dan lengkap;
3. menanyakan kepada penelepon nama dan nomor teleponnya, hal ini penting bila penerima telepon atau pimpinan ingin menelepon kembali;
4. menghindari kesalahan-kesalahan isi pesan dari si penelepon dengan cara menyebutkan kembali pesan tersebut;
5. sampaikan pesan tersebut kepada yang berhak menerima; Untuk itu, penerima telepon harus selalu menyiapkan formulir atau lembar pesan (block note) dan alat tulis di sekitar tempat telepon.

h. Salam Penutup
Jika telah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon, penerima telepon sebaiknya mengucapkan “Selamat pagi” atau “siang” atau “sore” dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik oleh penelepon.

Adapun sopan-santun dalam menerima telepon adalah sebagai berikut:
1.      Jawablah telepon dengan segera (maksimal 3 kali dering).
2.      Informasikan dengan jelas identitas perusahaan, departemen atau diri anda.
3.      Berikan salam (sesuai waktu) pada penelpon dengan ramah.
4.      Cari tahu siapa nama penelpon tersebut.
5.      Jadilah orang yang penuh perhatian. Dengarkan pembicaraan tamu dengan seksama, jangan memotong pembicaraan dan kuasai informasi dengan sejelas mungkin.
6.      Gunakan magic word yaitu kata-kata yang halus sehingga menyentuh sanubari, seperti: maaf, silahkan, terima kasih dsb.

◙       Prosedur Menerima Telepon Yang Benar
Langkah-langkah untuk menangani telepon masuk adalah sebagai berikut:
1.    Identifikasi Nama Diri atau Perusahaan
      Sebutkan nama anda, nama perusahaan, nama bagian atau      nomor telepon diikuti dengan ucapan salam.
      Jika telepon masuk berasal dari luar perusahaan sebutkan nama perusahaan atau nomor telepon perusahaan.
Contoh:
PT MAWAR MERAH, Selamat pagi
774773, Selamat siang

      Jika telepon masuk berasal dari lingkungan perusahaan sendiri sebutkan nama bagian atau nomor extention.
Contoh:
Departemen Pemasaran, Selamat siang
Pesawat 212, Selamat pagi

2.    Lakukan Penyaringan Topik Pembicaraan
Seleksilah isi materi yang dibicarakan penelepon. Hal ini untuk menghindari pembicaraan yang sifatnya rahasia atau pembicaraan yang bukan merupakan kewenangannya. Disamping itu juga dimaksudkan untuk mengurangi kesibukan kantor yang tidak perlu.
      Penyaringan topic ini meliputi hal-hal sebagai berikut:
1)     Mengidentifikasi nama dan nomor telepon penelepon
2)     Menanyakan alamat yang ingin dituju
3)     Menanyakan maksud pembicaraan
      Untuk melakukan penyaringan ini dapat menggunakan pertanyaan-pertanyaan seperti berikut:
1)     Kalau boleh tahu dengan siapa dan nomor berapa saya     bicara
2)     Bapak/Ibu/Saudara ingin bicara dengan siapa
3)     Boleh saya tahu hal yang ingin dibicarakan, dsb.

3.    Pelayanan Telepon jika Yang Dituju sedang Tidak ada Di tempat
Pada saat orang yang dituju sedang tidak ada di tempat, maka penerima telepon harus dapat:
1)     Memberi keterangan yang sebenarnya dengan jelas tapi tidak mendetail.

Keadaan sebenarnya	Jawaban bijaksana dan taktis
Pimpinan sedang menerima tamu penting	Bapak sedang bicara, Apakah Bapak/Ibu/Saudara ingin meninggalkan pesan?
Pimpinan ada keperluan keluarga	Bapak tidak masuk kantor, Apkah Bapak/Ibu/Saudara ingin meninggalkan pesan?
Pimpinan sedang rapat dengan stafnya	Bapak sedang memimpin rapat, Ada pesan yang dapat saya sampaikan?

• 
  

2)     Usahakan memperoleh identitas penelepon secara lengkap, dengan cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan misalnya sebagai berikut:
a)      Kalau boleh tahu dengan siapa dan nomor berapa saya bicara?
b)      Bapak/Ibu/Saudara ingin bicara dengan siapa?
c)      Boleh saya tahu hal apa yang ingin dibicarakan?
d)      Dst sesuai kebutuhan.

Prosedur MenerimaTelepon Keluar
Tata cara melakukan panggilan keluar adalah:
◙       Persiapkan segala sesuatu sebelum menelepon
◙       Dengarkan nada panggil
◙       Sebutkan identitas diri anda
◙       Utarakan maksud dan tujuan anda menelepon
◙       Pikirkan waktu orang lain (jika maksud dan tujuan menelepon sudah terpenuhi, segera akhiri percakapan).

Hal-hal yang harus dihindari sekretaris dalam berkomunikasi melalui telepon
◙       1. Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab/asing
◙       2. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon
◙       3. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen
◙       4. Berbicara terl alu banyak basa-basi
◙       5. Berbicara dengan nada kasar atau membentak
◙       6. Berbicara dengan nada memerintah
◙       7. Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi musik yang diperdengarkan
◙       8. Panggilan telepon disambungkan ke alamat yang salah berkali-kali
◙       9. Nada dan intonasi yang terkesan malas atau tak ramah.